Print

Delar i förbättringsprocessen

Be leverantören att formulera en handlingsplan

Utgångspunkten för förbättringsprocessen kan med fördel vara en handlingsplan, som ni ber leverantören att själv formulera så att de redan från start får ett eget ägarskap för processen.

Om leverantören inte känner ägarskap, kommer de med stor sannolikhet inte prioritera tid och resurser för att genomföra förbättringar.

Handlingsplanen bör som minimum beskriva vilka förbättringsåtgärder som skall vidtas samt delmål och deadlines för varje åtgärd. Det är viktigt att ni avtalar med leverantören vilka faktorer som skall ingå i handlingsplanen.

Har ni genomfört ett leverantörsbesök, kan utvärderingsrapporten ligga till grund för handlingsplanen. Annars kan utgångspunkten vara självdeklarationen. Ni bör naturligtvis prioritera de situationer där överträdelsen mot uppförandekoden är som mest allvarliga.            

Uppföljning av handlingsplanen

När handlingsplanen är utvecklad, är det viktigt att avtala med leverantören hur den kommer att följas upp.

Det kan t ex innebära att leverantören regelbundet rapporterar till er om statusen och hur långt de enskilda förbättringsåtgärderna i handlingsplanen framskridit. Ni kan också avtala med leverantören att du kommer att följa upp handlingsplanen när några av dina anställda i andra ärenden besöker dem. Dessutom kan du följa upp via e-post och telefonsamtal med leverantören. Avtalet om uppföljning kan vara muntligt eller ingå som en del av ditt avtal med leverantörer.

Ni måste vara beredda på att arbetet med förbättringar kan vara en långdragen process. Många leverantörer föredrar att genomföra förbättringarna i egen takt och ni bör vara försiktig med att pressa leverantörerna för mycket. Det kan dock vara avgörande om det finns tillräckliga incitament för leverantören att genomföra detta förbättringsåtgärder.

Be leverantören att engagera de anställda

Det är en bra idé att uppmuntra leverantörens ledning att informera och engagera medarbetarna i förbättringsprocessen.

Genom att involvera medarbetarna undviker man motstånd och skepsis och får samtidigt feedback. Bra kanaler för medarbetarna att bidra kan vara:

Synliggör de affärsmässiga fördelarna

Det är viktigt att synliggöra de affärsmässiga fördelarna med att förbättra de sociala och miljömässiga förhållanden.

Var inställda på att möta viss skepsis från en del leverantörer, särskilt från de som inte förfogar över de nödvändiga ekonomiska och mänskliga resurserna för att genomföra de förbättringar som krävs. Om leverantören förstår affärsnyttan av förbättringsåtgärderna kommer detta att öka intresset och engagemanget påtagligt.

"Man måste vara tålmodig och acceptera att handlingsplanen kanske tar tio år att realisera, och att man ska ordna de saker först som kan betala av sig. De ska uppleva att de kan få fördelar med en liten insats."

Niels B. Hansen, ekonomichef, Brønnum

Det kan vara klokt att exempelvis informera för leverantören hur kan vidta snabba åtgärder för förbättringar (t ex installation av första hjälpenboxar, märkning av nödutgångarna, inköp av skyddsutrustning, installation av energieffektiv belysning, införande av förslagsboxar o s v) och hur de kan få ekonomiska fördelar genom att göra förbättringsåtgärder (t ex i form av ökad produktivitet och kvalitet, lägre frånvaro, förbättrad konkurrenskraft etc.) Dessutom kan det vara en god idé att betona att förbättringarna inte endast genomförs för kundens skull, utan lika mycket för leverantörens egen skull för att tex få nya kunder.

Delar i förbättringsprocessen

Ni bör visa leverantören att ni är medveten om att ni som köpare är en del av problemet och därmed även lösningen för att åstadkomma förbättringar av arbetsvillkoren i produktionen. Det är viktigt att tänka långsiktigt och identifiera de bakomliggande orsakerna till sociala och miljömässiga problem snarare än att tillämpa enkla och snabba lösningar. Eftersom ett större fokus på de bakomliggande orsakerna kan vara svårt och kostsamt för leverantörerna att uppnå, kan man gärna uppmärksamma leverantörerna på att detta på lång sikt skulle ge dem en större avkastning på insatserna, t ex  ökad produktivitet, minskad sjukfrånvaro och ökad konkurrenskraft. 

Belöna leverantörerna genom att gynna de som vidtar förbättringar

Fundera över hur ni kan belöna de leverantörer som arbetar hårt för att uppfylla era krav och som visa fortlöpande förbättringar när det gäller de sociala och miljömässiga förhållandena.

Allteftersom arbetet med socialt ansvar i leverantörskedjan utvecklas, kommer ni att bli bättre rustade att förstärka leverantörernas incitament och engagemang för arbetet.

Ni kan exempelvis belöna leverantörerna genom:

Avbryt inte samarbetet 

Det är viktigt att ni inte plötsligt avbryter samarbetet med en leverantör, även om förbättringsprocessen inte fortskrider som överenskommet. Det gynnar varken de anställda eller miljön.

Det är viktigt att ni kan upprätthålla en vettig dialog med leverantören och att leverantören är beredd att genomföra förbättringar. Syftet med att ta socialt ansvar i leverantörskedjan är att skapa en positiv utveckling hos leverantörerna genom att gradvis förbättra de sociala och miljömässiga förhållandena.

Det kan dock finnas situationer där ni måste överväga att avbryta samarbetet med leverantören:

"Avvikelser ska aldrig bemötas med orderstopp eller avslut på samarbetet – det är viktigt att ge leverantören tid till korrigering så länge samarbetsviljan finns."

Deeba Ramheden, Global Head of Social and Environmental Affairs, Kwintet AB