Print

Förberedelser inför ett leverantörsbesök

Noggranna förberedelser är avgörande för att uppnå optimalt utbyte av ett leverantörsbesök. Här får du tips: 

1. Integrera uppföljningen i ett allmänt besök

Det rekommenderas att ni genomför uppföljningen av leverantörernas faktiska förhållanden i samband med att ni besöker leverantören i andra ärenden, t ex i samband med prisförhandlingar, inspektioner av kvalitet etc.

Det kan vara tid- och resurskrävande att genomföra leverantörsbesök enbart för att utvärdera de sociala och miljömässiga förhållanden, och om ni integrerar uppföljningen i ett allmänt leverantörsbesök signaler ni till leverantören att ni inte uppfattar sociala och miljörelaterade verksamheter som frikopplade från övrig affärsverksamhet.

Om leverantörsbesöket avslöjar kritiska omständigheter såsom kränkningar av de grundläggande mänskliga rättigheterna, kan det vara nödvändigt att göra uppföljande besök där ni enbart fokuserar på sociala och miljömässiga förhållanden. 

2. Besluta om intern eller extern part ska genomföra uppföljningen

Om ni behöver visa för en tredje part, exempelvis en kund, att leverantörer följer er uppförandekod, kan det ofta vara fördelaktigt att använda en extern revisor. Om ni väljer detta måste det vara någon som känner de lokala förhållandena väl och kan upptäcka eventuella problem – även om leverantören försöker dölja dem. Det bör också vara en kontrollant som undviker att skapa klyftor mellan dig och leverantören. Riskerna med externa revisorer är att de till exempel kan kräva mutor för att göra en positiv bedömning.

Om ni gör leverantörsbesöket för internt bruk, kan det vara både tillräckligt och lämpligt att ni genomför besöket själva. Ni måste dock vara medvetna om att leverantörsbesök utanför Sverige kan vara en komplicerad process som ofta kräver både tekniska kunskaper och god lokalkännedom. 

Förberedelser

3. Överväg att samarbeta med andra företag

Det kan vara resurskrävande – både för dig och leverantören – att genomföra utvärderingar av de sociala och miljömässiga förhållandena. Därför kan ni med fördel överväga att gå samman med andra företag och gemensamt genomföra uppföljning av leverantörer.

Ett antal av branschorganisationer genomför leverantörsutvärderingar på uppdrag av medlemmarna. Undersök om det finns sådana initiativ i er bransch! Läs mer under fliken branschinitiativ. Om det saknas sådana initiativ i er bransch, kan ni själva försöka inleda ett samarbete med andra företag som använder samma leverantör.

4. Informera leverantören om besöket

För att uppnå användbara resultat, bör uppföljningen i allmänhet ske i nära samarbete med leverantören. Det är viktigt att du informerar om uppföljningen/besöket i förväg, så att leverantören kan garantera att du har tillgång till relevanta personer och dokument. Detta ska göras oavsett om utvärdering av de sociala och miljörelaterade frågorna sker som en del av ett allmänt leverantörsbesök eller om besöket gör endast för detta ändamål

Ni kan skicka ett brev till leverantören där ni informerar om syftet och innehållet i uppföljningen och samtidigt förbereder leverantören på vilka handlingar ni vill se, vilka eventuella intervjuer ni vill göra samt om förloppet i huvuddrag.  

5. Samla information om de förhållanden som gäller för leverantören

Ni bör grundligt sätta er in i leverantörens produktions- och arbetsvillkor eftersom det ger en fingervisning om vilka problem ni särskilt bör kika efter. Ni bör också skaffa information om de lokala förhållanden mer allmänt, inklusive:

Förberedelser

Ni kan hämta inspiration från det landrapporterna, som ger en god överblick av sociala och miljömässiga riskerna i ett antal utvalda länder. Utländska ambassader i Sverige kan ofta upplysa om lokala lagar och kan eventuellt även förmedla kontakter till relevanta lokala organisationer och myndigheter. För relevant lagstiftning kan ni vända er till exempelvis Exportrådet eller ILO.

Ni kan också använda er av svenska och lokala frivilligorganisationer för att identifiera vilka potentiella risker som bör undersökas. Dessa kan också ge er insikter om lokala förhållanden. Undersök även om andra kunder har gjort utvärderingar av leverantörens sociala och miljömässiga förhållanden och om det redan finns uppföljningsrapporter och planer för förbättringar som ni kan ha nytta av.

Ni bör även identifiera lokala NGOs, fack och andra experter som finns på plats i den region som ni vill besöka och som ni eventuellt kan samarbeta med. 

6. Förbered en checklista inför besöket

Ni bör förbereda en checklista över de områden som ni vill undersöka. Checklistan ska matcha fälten i uppförandekoden och ge en möjlighet att bocka av svar och observationer. En checklista genereras automatiskt när ni skapar er egen uppförandekod i fas 3.