Print

Genomförande av leverantörsbesök

En uppföljning av leverantörerens sociala och miljömässiga förhållanden tar normalt till omkring en arbetsdag. Här får du goda råd om hur en uppföljning kan genomföras: 

1. Börja med att träffa ledning och nyckelpersoner

Ett leverantörsbesök bör inledas med ett möte med ledningen där dagens agenda ses över och diskuteras. Detta visar att du är öppen för dialog och skapar en god och jämlik relation med leverantören.

Ni kan bl a diskutera hur kraven i uppförandekoden påverkar era allmänna affärsvillkor, inklusive pris och leveranstid. Det skapar medvetenhet om att eventuella justeringar i inköpsvillkoren skulle kunna hjälpa leverantören att lättare uppfylla kraven.

Förutom att träffa ledningen kan ni försöka få en pratstund med:

Om ni inte talar det lokala språket, är det en god idé att anlita en tolk (som är oberoende av leverantören). 

2. Samtal med anställda  

Det kan vara en god idé att efter man har träffat ledningen, att prata med personalen, titta hur de arbetar och lever, visa intresse och försöka förstå hur deras arbetssituation ser ut. Däremot kan det vara bra att observera att man vid sådana samtal inte kan räkna med att få reda på avvikelser mot uppförandekoden.

Det är inte att rekommendera att genomföra intervjuer med de anställda då det i många länder är riskfyllt för personalen att säga sanningen om sina arbetsvillkor öppet. Det kan leda till att de anställda antingen inte berättar hela sanningen eller till att de gör det, men att det leder till senare bestraffning, i värsta fall avskedning. 

Genomförande av leverantörsbesök

3. Genomgång av leverantörens lokaler 

Det är alltid en bra idé att få en översyn av lokaler och övriga fysiska förutsättningar. Under genomgången kan ni notera observationerna, och det kan också vara bra att fotografera längs vägen, om leverantören tillåter det.

Efter rundturen kan ni be om att få gå igenom leverantörens bokföring, inklusive:

Ni bör också undersöka om det finns rutiner som säkerställer arbetstagarnas delaktighet och föreningsfrihet, samt lättillgänglig information om deras rättigheter. 

Genomförande av leverantörsbesök

4. Avsluta med ett möde med ledningen 

Uppföljningen bör avslutas med ett möte med ledningen där man diskuterar eventuella problem. Det är viktigt att man vid detta möte avslutas med ett ömsesidigt erkännande av resultat från besöket. Ni kan eventuellt skriva ett avtal med ledningen om att de ska utveckla en handlingsplan som beskriver specifika förbättringsåtgärder samt delmål och deadlines.

Har ni upptäckt särskilt kritiska omständigheter, exempelvis brott mot grundläggande mänskliga rättigheter, bör ni tydligt avtala när situationen ska ha åtgärdats, och vilka konsekvenser det får om detta inte sker.

Ladda ner förslag til handlingsplan här. Ni kan själva anpassa denna, så att den passar till era konkreta förhållanden. 

5. Skriv en uppföljningsrapport 

Efter besöket bör ni skriva en slutrapport som ni skickar till leverantören. Förutom väsentliga iakttagelser och slutsatser bör rapporten tydligt och korrekt beskriva de avtal ni tecknade på det avslutande mötet. Leverantörer kan använda utvärderingsrapporten som en grund för att formulera sin handlingsplan.

Läs mer om dialogen med leverantörer och konkreta förslag till förbättringar i fas 5.

Skaffa ytterligare vägledning om leverantörsbesök

Om ni är intresserade av ytterligare råd kring leverantörsbesök, använd verktyget SMETA. Det innehåller riktlinjer för best practice för leverantörsbesök och kontroller.