Print

Kwintet AB

Etablerat: 2003

Produkter: Arbetskläder av olika slag, personaluniformer och kläder för sjukvårdspersonal, arbetskläder för olika industrisegment och servicebranscher.

Anställda: Cirka 4000 anställda totalt, varav ca 70 anställda på Kwintet AB:s huvudkontor i Malmö. Övriga är stationerade på lokalkontor runtom i marknadsregionen samt vid  produktionskontor i Hong Kong, Kina och Bangladesh.

Leverantörer: Framförallt Europa och Asien. Ca 60 % av leverantörerna ligger i Asien (Kina, Bangladesh, Indien, Sydostasien m.fl.).

Största utmaningen i leverantörskedjan: Konsolidera ordrar från en stor och splittrad leverantörskedja till ett 400-tal leverantörer i både Asien och Europa, med visionen att dels reducera det totala antalet leverantörer, dels skapa hållbara och långvariga affärsrelationer med de strategiska leverantörerna som samtidigt ska möta marknadens efterfrågan.

Ambitionsnivå och intern organisation

CSR-avdelningen ligger organisatoriskt som ett område inom "Operations" – samma sektion som även innefattar kvalitetssystemet, inköp, leveranser, logistik och lager. Kwintets ledning började lyfta CSR-frågorna i samband med ökade ordrar från Asien där risken för att arbetsrättigheter och mänskliga rättigheter inte respekteras bedöms vara större.

Kwintet började med ett avstamp i riskhantering men har med tiden börjat bygga in CSR-arbetet som en komponent i sättet att bedriva affärer samt inköp. Leverantörer betraktas som strategisk inte bara på grund av pris, leveranstid och kvalitet utan även i vilken utsträckning leverantören möter våra minimikrav om goda arbetsförhållanden i tillverkningen. Visionen är att ha en leverantörskedja som kännetecknas av goda arbetsförhållanden samt att inköpen bedrivs på ett sätt som främjar dessa förhållanden.

Kwintets råd: "Ett trovärdigt CSR-program måste föregås av en grundlig analys av alla riskområden samt av ambitionsnivån, hur den är tänkt att förankras i organisationen och omsättas i praktiken. För bästa mätbara resultat, fokusera alltid på det som företaget mäktar med för stunden."

Kartläggning av risker

Kwintets leverantörskedja är komplex och stor till antalet. Vid riskbedömningen undersöks tre kriterier för risknivå: kategorin av produkter som leverantören tillverkar, land/region där fabriken ligger samt hur viktig leverantören är för inköpen. Riskbedömningen utgör grunden för auditeringsarbetet där fabrikerna inspekteras för att analysera i vilken utsträckning de lever upp till kraven i uppförandekoden. Vårt sätt att hantera utmaningarna med vår stora leverantörskedja är att fokusera på våra strategiska leverantörer, det vill säga dem med vilka vi försöker etablera långsiktiga affärsrelationer.

Kwintets råd: "Fokusera på de leverantörer som är viktigast för er och som ni har långsiktiga affärsplaner med. Koncentrera er även på att arbeta där ni har mest påverkan."

Förberedelser av krav till leverantörer

Uppförandekoden innefattar ILO:s kärnkonventioner om grundläggande arbetsrättigheter. Eftersom Fair Wear Foundation är vår samarbetspartner för socialt ansvar i leverantörsledet så bygger vår kod på Fair Wear Code of Labour Practice. Uppförandekoden omfattar även grundläggande miljökrav samt krav på transparens och samarbete från leverantörens sida. Detta innebär att leverantören är skyldig att informera om varje fabrik som tillverkar företagets produkter, samt att låta företagets inspektörer utföra oanmälda besök på fabrikerna. Vi har även tagit fram en handbok för leverantörerna, som syftar till att hjälpa dem att få ordning på sina fabriker och arbeta förebyggande med goda arbetsförhållanden för de anställda.

Kwintets råd: "Ställ krav som ni vet är möjliga för både er och leverantörerna att efterleva, upprätthålla och följa upp. Se  till att tidigt göra leverantörerna medvetna om kraven och varför de ställs, samt erbjuda dem stöd och vägledning i hur kraven kan mötas.

Utvärdering av leverantörer

Kwintet har egna samt externa auditörer som besöker fabrikerna och genomför inspektioner för att bekräfta om kraven efterlevs eller inte. Varje inspektion leder till en korrigeringsplan som sätts upp i samverkan med leverantören som ska vidta förbättringsåtgärder. Därefter görs uppföljning i form av dialog med leverantören och nya besök hos fabriken.

Kwintets råd: "Om man vill att leverantörerna ska efterleva kraven krävs att man ganska snart förflyttar sig från kontroll- och inspektionsfokus till leverantörsdialog. Denna dialog måste involvera inköpare och andra representanter i företaget som är i en direkt kommunikation med leverantörerna."

Löpande förbättringar och partnerskap

Kwintets policy är att alltid ge leverantörerna tid att genomdriva korrigeringen istället för att företaget drar sig ur samarbetet. Detta gäller alltid, så länge leverantören är villig att samarbeta och förändra. Uppföljningssystemet granskas även av en extern tredjepart genom Fair Wear foundation som årligen utvärderar kvaliteten i arbetet samt utfärdar rekommendationer och krav på förbättringar. Vi samarbetar gärna med lokala organisationer och fackföreningar för att få mer kunskap om förhållandena hos våra leverantörer och hur vi gemensamt kan åstadkomma förbättring, samt andra företag i den mån det är möjligt.

Kwintets råd: "Analysera grundorsakerna till avvikelserna och låt dem komma fram i dialogen med leverantörerna;  kanske är det era inköpsrutiner som till viss del framkallar avvikelserna eller kanske är det fabriksledningens inställning. Avvikelser ska i vilket fall som helst aldrig bemötas med orderstopp eller avslut på samarbetet – det är viktigt att ge leverantören tid till korrigering så länge samarbetsviljan finns."

Kommunikation av insatser och resutat

Kwintet har än så länge inte haft någon etablerad kommunikationsplan för att nå ut med information om vårt CSR-arbete, då det är viktigt att först komma igång med de första stegen av CSR-verksamheten. Under 2011 kommer dock informationsmaterial tas fram till våra kunder samt planera aktiviteter för att inte minst höja CSR-medvetandet internt bland våra anställda.

Kwintets råd: "Det är viktigt att få en god medvetandenivå internt om ert CSR-arbete om ni vill nå ut ordentligt externt, till era kunder. Det är även viktigt att vara transparent och ödmjuk för att behålla trovärdigheten. Lägg därför fokus på att berätta om det ni faktiskt gör och de resultat ni har åstadkommit."

Läs mer om Kwintet här.